Implementados novos serviços digitais no IFMS

O Instituto Federal de Mato Grosso do Sul (IFMS) implementou, recentemente, dois novos serviços on-line que visam agilizar o fluxo de processos e são mais um passo no processo de transformação digital da instituição.

Uma das novidades é o requerimento on-line, disponível aos estudantes no ambiente do Sistema Acadêmico.

Todas as solicitações que os estudantes só podiam fazer presencialmente, na Central de Relacionamento (Cerel) dos campi, agora podem ser feitas de forma virtual. Por meio do requerimento on-line é possível solicitar mudanças de turma ou turno, regime domiciliar, certificados, diplomas, entre outros serviços.

Além de fazer a solicitação, os estudantes também podem acompanhar o status do requerimento, sendo eles 'Pendente', 'Em andamento', 'Aguardando Resposta', 'Respondido', 'Concluído' e 'Cancelado'.

O requerimento on-line permite ainda interação entre o estudante e o servidor da instituição responsável por atender a solicitação. Caso seja necessário, documentos comprobatórios podem ser solicitados, o que será feito no próprio ambiente do Sistema Acadêmico.

A expectativa do coordenador de Gestão Acadêmica do Campus Ponta Porã, Ricardo Velho, é que a implementação do requerimento on-line reduza o tempo de resposta da instituição às solicitações.

"Antes, para requerer todos os serviços oferecidos pela Central de Relacionamento, o estudante ou responsável legal precisava vir até o campus. Dessa forma, os usuários perdiam tempo no deslocamento e até mesmo faziam mais de uma viagem para solicitar um requerimento simples. Isso gerava alguns transtornos, já que o campus fica há cerca de 20 quilômetros do centro da cidade", pontua.

O coordenador lembra que o requerimento on-line pode ser solicitado por dispositivos móveis, como celulares e tablets.

"À medida em que sistematizamos nossos serviços, percebemos que também conduzimos o público a nos acompanhar no processo de desburocratização e o incentivamos ao uso das tecnologias. São muitos os desafios, mas pelo pouco tempo de experiência com o requerimento on-line, constatamos maior agilidade, presteza e qualidade no atendimento", avalia.

Segundo a Diretoria de Gestão da Tecnologia da Informação (Dirti), desde que o requerimento on-line foi implementado, há pouco mais de um mês, foram postadas 1.180 solicitações, das quais 560 estão concluídas. A previsão é que, em breve, novos serviços sejam adicionados como, por exemplo, a solicitação da segunda via de diploma.

Novo Painel - Outra ação implementada pelo IFMS, recentemente, foi a criação do painel PIT, PAT e RAD, ferramenta que permite o acompanhamento das atividades e resultados dos planos de trabalho dos docentes.

Para o diretor de Planejamento, Diego Silva, além de garantir a transparência da informação pública, o painel facilita a consulta de dados.

"Os planos e relatórios de atividades dos docentes antes podiam ser consultados apenas individualmente, e não de forma sistêmica. O novo painel é uma importante ferramenta de gestão, uma vez que permite a diretores de ensino e coordenadores de curso, por exemplo, olhar para um gráfico e verificar quantos planos estão cadastrados e quantos estão pendentes para aprovação, ou ainda qual a média de horas aula naquele campus especificamente", detalha.

O painel, desenvolvido pela Coordenação de Gestão do Conhecimento (Cogec), será publicado na seção IFMS em Números do site institucional. Os dados, extraídos do Sistema Acadêmico, são atualizados diariamente, de forma automática.

A nova ferramenta traz informações sobre três documentos apresentados pelos docentes, semestralmente, em sistema próprio do IFMS: 

• Plano Individual de Trabalho (PIT): detalhamento das atividades a serem exercidas durante o semestre, com base nas cargas horárias específicas destinadas a cada uma das atividades.
• Plano de Atividade de Trabalho (PAT): planos de atividades nas áreas do Ensino, Pesquisa, Extensão, Capacitação e Gestão, além da carga horária de aula, intervalo, permanência e preparação.
• Relatório de Atividades Docentes (RAD): documento que comprova a realização das atividades, derivado do PIT.

Dentre os dados que estão disponibilizadas no painel estão:

• Plano Individual de Trabalho: quantitativo de planos de trabalho por unidade, por área de ingresso, quantidade média de hora aula por área de ingresso, número de professores por campi e os tipos de pendências (se a pendência é de responsabilidade do docente ou de seu superior hierárquico).
• Plano de Atividade de Trabalho: carga horária proposta/aprovada pelo docente.
• Relatório de Atividades Docentes: apresenta os tipos de pendências de RAD (se existe ou não RAD e, caso exista, se a pendência é de responsabilidade do docente ou de seu superior hierárquico). Há também o quantitativo de pendências por ano, tipo e unidade. Uma tabela demonstra a situação de todos os relatórios de atividade docente.